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Legal Information

This page contains some information on which documents you may legally upload to the publication server, as well as on some other legal issues concerning open access. Please don't hesitate to contact us with any more questions. General legal information offered by the University Library of Regensburg can also be found here. Additional legal information and information to all aspects of Open Access can be found on open-access.net.


Open access journals: gold open access

“Gold open access” refers to the primary publication of scientific work in open access journals or repositories.

The benefits thereof are an increased visibility, world-wide findability by search engines, easy and free access, and hence better usage of the works. In particular, the authors could benefit from higher citation rates. Through easy access to research results, the general public can achieve a higher level of knowledge and see what research is done with taxpayers’ money. Scientists can reuse research data and build on the results. Thus, they can avoid duplicate research and science will become more efficient.

Typically, the work is published under a free license which allows, under certain conditions, to reuse the publication. Gold open access articles are financed not by the readers with subscriptions, but for example by the responsible institution publishing the journal or maintaining a repository, or by the author or his institution paying publication fees (article processing charges). Authors of the University of Regensburg can apply for funding of publication fees at http://oa.uni-regensburg.de.

If you have published your article or book open access, you typically did not transfer the copyright to the publisher or the journal. In this case you can continue to use your work as you like - without demanding a licence of your publisher. So you can use it for example for teaching, as part of a compilation/a dissertation or self-archive it in a repository, e.g. on the Regensburg publication server.

Free licenses: what are CC licenses?

Definition

Creative Commons licenses are standardized license agreements that allow you to grant non-exclusive rights of use for your work (e.g. texts, images, music, movies) to the public.

There are four license modules:

  • BY = Attribution (The user must give appropriate credit.),
  • SA = Share-alike (Derivatives must be distributed under the same license as the original.),
  • NC = Non-commercial (The material may not be used for commercial purposes.),
  • ND = No derivatives (The work must not be modified.).

These can be combined to six possible license types:

Also, there is the Public Domain Dedication CC0 that allows to dedicate the work to the public domain, where the author waives all rights (even the attribution) to the work.

Rights of the user

Under the above mentioned conditions, the user gets a non-exclusive right of use in perpetuity to:

  • copy the work in any medium or format and include it into collections;
  • redistribute the work;
  • show the work in public;
  • possibly adapt, remix, transform, and build upon the original work, according to the CC license – when clearly stating that it is a derivative.

Advantages

  • CC licenses are meant to facilitate the use of digital works, as well as to use copyright in the digital world.
  • If your content is licensed under a CC license, there is less legal uncertainty. Researchers can reuse results more efficiently and build on them – which is an important basis for research and innovation. Research gets more efficient.
  • CC licenses (and other free licenses) therefore play an important part in making your work accessible as open access. They show users if and how the work can be reused. Without any license, ambiguities if data, texts, or graphics can be reused, complicate scientific research.
  • In the Berlin Declaration on Open Access from 2003, the German research organisations already asked authors and right holders to grant “all users a free, irrevocable, worldwide, right of access, and a license to copy, use, distribute, transmit and display the work publicly and to make and distribute derivative works, in any digital medium for any responsible purpose, subject to proper attribution of authorship”.
  • Open access publications are reused more often than those with restricted access. Therefore, search engines list them further above and thus make them even more visible. This way, they are more widespread and also get cited more often. The author gets more popular, so also his/her other works will get more popular. This might result in positive effects like higher earnings from advertising, a higher reputation, or a higher payment.
  • If someone wants to reuse a work that is not licensed under a CC (or any other free) license, he would have to ask the author for permission. Many users find this too complicated and either don't use the work at all or use it without permission, which is both not in the author's interest.
  • Using icons, the CC standard license agreements are quickly and easily understandable for everyone. Simple rules that can be easily understood by users will be followed more likely. Detailed information on the rights of use can be found in the official license agreements that should always be linked to the icon or license name. Machine readable versions of the CC licenses help search engines to find CC licensed content.
  • Authors can publish their work with a few clicks only under a CC license and thus without much effort make a legally binding agreement with possible users without any direct contact. Using CC licenses is free.
  • CC licenses are quite popular. Through them and other free licenses, millions of copyright protected works can be used freely. Special platforms and search engines help finding content under free licenses.

Responsibilities of the user

For reusing CC licensed content, the user has to:

  • make a proper attribution to the author (it is recommended to cite the title of the work as well);
  • link the source;
  • state the license;
  • link to the license agreement (URI);
  • state if any changes are made.

Attribution

As a rule of thumb for a good attribution serves “TASL”: title, author, source, license + further copyright or adaptation notes. The form of this information is not specified and depends on the medium.

Example for an ideal attribution:
Title (linked to the source) by Peter Meier / CC BY (linked to the license agreement)”. If you made any changes, you could add, for example: “This work XY is a derivative of …”.

License modules

The latest version of the CC licenses are version 4.0 International. Up to version 3.0 the licenses were adapted to national law of various countries.

Using licenses with the non-commercial module is controversial, as it results in important and often unintended disadvantages. For example, these sometimes even exclude non-profit organisations or free knowledge databases from usage. Instead of NC modules it is recommended to use the CC BY-SA license that allows derivatives only if they are licensed under the same (or a similar) license. You can find further information to this topic in the irights source and the UNESCO source (page 48-54), see below.

CC-Licenses and cumulative dissertations

The University Library encourages the use of the open access compliant CC BY license. However, this license is not recommended for cumulative dissertations, since the author has usually granted the exclusive rights to the publishers of his articles. In individual cases using a CC license for a cumulative dissertation might be permissible, e.g. when all included articles are published in Open Access journals.

Further information

Self-archiving: green open access

“Green open access” refers to the secondary publication of scientific work parallel to the publication in closed-access journals. This is also called self-archiving.

Benefits

The benefits thereof are an increased visibility and the world-wide findability by search engines, easy and free access, and hence the better usage of the works. In particular, the authors benefit from higher citation rates. Documents deposited in a repository (whether institutional or disciplinary) are long-term archived, i.e. they can still be found and cited under the same DOI or URN even if the scientist changes the institution.

Checking the author rights

When publishing in a closed-access journal, you usually assign all rights of use to the publisher. However, around 80% of all publishers allow self-archiving on institutional repositories, as the publication server of the University of Regensburg, under certain conditions. Whether a secondary publication is possible or not is typically specified in the author’s agreement or on the publisher’s website (often under the headings “Authors’ Rights”, “Copyright Transfer Statement”, “Copyright Transfer Agreement”, “Consent to Publish”, “Copyright – Permissions”, “Manuscript Guidelines”, “Ethics”, “Guidelines”).The SHERPA/RoMEO list provides an overview about the rights journals grant their authors in their standard agreements:

SHERPA/RoMEO

The SHERPA/RoMEO list shows the conditions for self-archiving of the scientific journals and publishers. It shows you whether self-archiving is permitted and, if yes, which of the versions could be used:

  • Pre-print (submitted version before peer review),
  • Post-print (accepted version, final draft after peer review without publisher's layout),
  • publisher's version (published version).

SHERPA/RoMEO also specifies additional conditions and restrictions as embargo periods, the obligation to link to the publisher's version, or the like.

If in doubt, look into your publishing agreement!

First published under a Creative-Commons-License

If you first published your article or book with a Creative-Commons-License, you didn't transfer your exclusive usage rights to the publisher or the journal. Thus you can go on using your work as you want and make it available on a repository, for example on our publication server.

Secure your rights in the author's agreement!

For monographs, books, book contributions, etc. authors and publishers usually negotiate an individual publishing agreement. You should secure your right to self-archive your work in this agreement!

You should also try to retain the right to publish a freely available electronic version in standard journal contracts. Herefore you could discard the specific passages which forbid self-archiving or you could add an amendment to the contract.

More information and examples can be found in the following section.

Theses

The University Library already looked for publisher’s information on reusing articles as a thesis. We offer an overview on Springer, Elsevier, Wiley, Hindawi, SAGE, American Chemical Society, Nature Publishing Group, DeGruyter, Frontiers, PLOS, Thieme, Hanser, Emerald.

Legal possibilities for self-archiving

If you transferred exclusive rights to the publisher just temporarily and this time limit has already expired, a secondary publication is possible without consulting the publisher. If you transferred non-exclusive rights in perpetuity to the publisher, you can also additionally deposit your work in a repository.

If the primary publication appeared in a periodical (neither in a monograph nor in an edited volume) under German copyright law, there is another exploitation right according to UrhG § 38 (1): If your work is published after 1 January 1995 and if there is no written contract or the publisher refers to the statutory rules, it can be made publically available after one year, since the exclusive rights then change into non-exclusive rights. Here's no additional condition with regard to the use of the publisher's version and the commercial use.

For contributions in non-periodical collections (e. g. proceedings) there's the additional condition, that the author received no payments (UrhG § 38 (2)).

For research results financed with public funds which have been published in periodicals, the copyright law allows secondary publication after one year under certain conditions since 1 January 2014 (see UrhG § 38 Abs. 4).

RightsLink service

Many publishers (e.g., Springer Wiley, Elesvier) offer an automated examination of your request for self-archiving by the RightsLink service of the Copyright Clearance Center. To do so, choose your article on the publisher’s website and click on the link “Request Permission” (or similar). RightsLink der Frankfurter Buchmesse is also an online platform for the automated trade with reprint rights, representing Hanser, Thieme, Carlsen, and BasteiLübbe.

Alliance and national licenses

There can be different open access rights than in the publishers' standard terms for alliance licenses or national licenses funded by the German Research Foundation (DFG). For more information on which journals are licensed, please contact us.

Support by the University Library of Regensburg

We help you to self-archive your work: just send your preprint or postprint to oa@ur.de and we will check your right to self-archive it on our publication server.

If self-archiving is not possible, you could publish the metadata of your works on our publication server without fulltexts. Thus, your works are visible and you have the possiblity to create a list with all of your publications - fast and easily. This list could be integrated on your own homepage, for example.

Retain your rights in case of non-OA-publications!

For monographs, books, book contributions, etc. which are published by the traditional route (without open access), the publisher normally demands the exclusive rights from the authors. In an individual publishing agreement you fix the conditions. You should secure your right to self-archive your work in this agreement, so that you can re-publish your work on repositories and thus make it more visible!

You should also try to retain the right to publish a freely available electronic version in standard journal contracts. Herefore you could discard the specific passages which forbid self-archiving or you could add an amendment to the contract. Thus these publications can be found more easily and would not be hidden behind paywalls.

Matthias Spielkamp published the following recommendations in his work "Zweitveröffentlichungsrecht für Wissenschaftler". (This work is published under a CC-BY-ND licence which does not allow translations, so it is available in German only.)

„Bei noch unveröffentlichten Werken wird es in der Regel so sein, dass der Verlag der Autorin einen Vertrag vorlegt. Dann ist zu prüfen, welche Rechte die AutorIn an den Verlag abtreten soll und welche Absicht die Autorin hat – ob sie z.B. das Werk direkt nach Veröffentlichung in der Verlagspublikation öffentlich online zugänglich machen möchte, oder etwa erst nach einem Jahr. Dann muss die Autorin mit dem Verlag aushandeln, welche ausschließlichen Rechte für welche Nutzungsarten und welche Dauer an den Verlag gehen und welche bei der Autorin verbleiben sollen.

Unter welchen Umständen der Verlag sich auf eine derartige Verhandlung einlässt bzw. wie Erfolg versprechend diese Verhandlungen sein werden, hängt von verschiedenen Faktoren ab (Prominenz der Autorin, Aufwand zur Produktion des Buches, Verhandlungsgeschick der Autorin). Dazu kann daher keine generelle Aussage getroffen werden.

Vielmehr geht es darum, die denkbaren Vorgehensweisen zu skizzieren, mit denen eine Autorin dem Verlag gegenüber treten kann. Sie kann zum einen Passagen aus der Textvorlage des Verlags streichen, die ihrer Absicht im Weg stehen, ihr Werk möglichst bald nach Verlagsveröffentlichung open access zu stellen. Zum anderen kann sie dem Vertrag einen Passus anhängen, der ihr dies ermöglicht, einen so genannten Vertragszusatz.

Streichungen vornehmen

Die Plattform Open-Access.net beschreibt den Vorgang so:

Autorinnen und Autoren verändern Verlagsverträge, die ihre Rechte auf eine Hinterlegung ihrer Publikationen auf einem Dokumentenserver einschränken, indem sie Ausdrücke wie exklusive Abgabe aller Rechte ebenso wie weitere einschränkende Formulierungen deutlich durchstreichen. Ein Begleitbrief sollte auf die Änderungen aufmerksam machen.*

Hier ist jedoch zu beachten, dass Verträge sich nicht nur von Verlag zu Verlag und Publikationsform zu Publikationsform unterscheiden, sondern mitunter auch von Autorin zu Autorin. Kleinste Veränderungen können große Wirkung haben – oder eben auch nicht haben. Das bedeutet nicht, dass Autorinnen davor zurück scheuen sollten, selbst Änderungen vorzunehmen, doch es ist wünschenswert, dass – wenn möglich – auch eine im Urheberrecht versierte Juristin einen Blick auf die Veränderungen bzw. das Ergebnis wirft. Das kann die Hausjuristin der Universität oder des Forschungszentrums sein (wenn vorhanden und verfügbar), aber auch eine externe Juristin, was jedoch üblicherweise mit Kosten verbunden ist.

Verträge ergänzen

Eine Alternative kann ein so genannter Vertragszusatz sein. Durch ihn werden, wenn er juristisch solide formuliert ist, Nachfragen bei Expertinnen überflüssig. Das reduziert Komplexität und Kosten. Open-Access.net beschreibt es wie folgt:

Alternativ zu Streichungen fügen Autorinnen und Autoren dem Verlagsvertrag einen Zusatz bei, um sich so das einfache Nutzungsrecht für die Onlinenutzung auf einem Non-Profit-Dokumentenserver vorzubehalten. Dieser Zusatz muss vom Verlag gegengezeichnet werden, um Rechtsgültigkeit zu erlangen.
Der bekannteste und wohl auch anerkannteste Vertragszusatz ist das SPARC Author’s Addendum. Es wurde durch die Scholarly Publishing and Academic Resources Coalition (SPARC) entwickelt, einem Zusammenschluss von Bibliotheken in den USA mit dem Ziel, die Entwicklung neuer Kommunikationsmodelle anzuregen, welche die Verbreitung von wissenschaftlicher Literatur steigern und den finanziellen Druck auf Bibliotheken reduzieren. Das Addendum besteht aus zwei Teilen: dem eigentlichen Vertragsanhang und einer Benutzungsanweisung. Mittels der Copyright Addendum Engine von Science Commons und SPARC können Autorinnen und Autoren je nach Wunsch ein Addendum in den Varianten Access-Reuse, Delayed Access und Immediate Access automatisch erstellen. Access-Reuse bedeutet, die Autorin/der Autor behält ausreichende Rechte, um den Artikel neben der Veröffentlichung in einem Verlag unter eine nichtkommerzielle Creative-Commons- oder eine vergleichbare Lizenz zu stellen. Bei dem Delayed-Access-Modell kann die Autorin/der Autor die Autorenversion sofort online bereit stellen, die Verlagsversion jedoch erst nach Ablauf von sechs Monaten. Immediate Access erlaubt dagegen, sofort bei Erscheinen sowohl die Verlagsversion als auch die Autorenversion online bereit zu stellen.*

Neben dem SPARC Autor’s Addendum (SAA) nennt Open-Access.net eigene Beispiele für Vertragszusätze:

Der Verlag stimmt zu, dass der Autor das nichtexklusive Recht behält, eine digitale Kopie des Dokumentes vor/während/nach der Publikation durch den Verlag zeitlich unbeschränkt auf einen öffentlich zugänglichen akademischen Non-Profit-Server zu legen. Der Autor verpflichtet sich, das Originaldokument auf dem akademischen Non-Profit-Server zu zitieren.

oder

Für eine Online-Veröffentlichung des Werkes wird dem Verlag ein einfaches Nutzungsrecht ohne Benutzungspflicht eingeräumt. Dem Autor steht es frei, das Werk mit dem Zeitpunkt des Erscheinens als Buchversion parallel kostenlos als PDF-Datei im Internet über seine Homepage, einen institutionellen Server oder ein geeignetes fachliches Repositorium öffentlich zugänglich zu machen.*

Auch eine englische Version wird angeboten, für den – sicher nicht seltenen – Fall, dass ein Vertrag mit einem nicht-deutschsprachigen Verlag getroffen werden soll:

I hereby declare that I do not wish to assign the exclusive copyright to (Name des Verlages) but reserve the right to publish the article in full on an open access platform.*

Wie bereits oben angesprochen, sollte eine solche Vereinbarung immer vom Verlag / Vertragspartner gegengezeichnet sein, da es sonst im Fall einer Auseinandersetzung strittig sein kann, ob der Vertragszusatz Geltung erlangt hat. Denn rechtlich gesehen muss der Zusatz wohl als ein (Gegen-)Angebot des Autors an den Verlag gesehen werden, das der Verlag erst wieder annehmen muss, damit sich die Autorin auf die Gültigkeit verlassen kann. Wahrscheinlich kommt die Annahme auch dadurch zustande, dass der Verlag den Text veröffentlicht, nachdem die Autorin ihm das SAA zugeschickt hat. Dafür muss aber sehr klar aus dem Schreiben der Autorin an den Verlag hervor gehen, dass das SAA Bestandteil des Vertrags werden soll. Das wird in der Regel dadurch erreicht, dass direkt bei der Unterschrift und zusätzlich durch ein Begleitschreiben darauf hingewiesen wird, dass das SAA Geltung erlangen soll.

Wie Erfolg versprechend es ist, dass der Zusatz akzeptiert wird, beschreibt Mantz wie folgt:

Das SAA ist ein vorformulierter Vertragsanhang, enthält also Allgemeine Geschäftsbedingungen, die der Urheber dem Verlag stellt. Lässt sich der Verlag auf diese Abänderungen des Verlagsvertrags nicht ein, so bleibt dem Urheber nur, auf seine entsprechenden Forderungen zu verzichten oder vom Vertragsschluss ganz abzusehen. Die Einbeziehung der SAA beruht also auch maßgeblich auf dem Verhandlungsgeschick des Urhebers. (Reto Mantz: Open Access-Lizenzen und Rechtsübertragung bei Open Access-Werken, in: Gerald Spindler (Hg.): Rechtliche Rahmenbedingungen von Open Access-Publikationen, Göttinger Schriften zur Internetforschung, Band 2, Göttingen 2006, S. 98)

Mantz weist jedoch ebenfalls darauf hin, dass es seiner Einschätzung nach ein schwer wiegendes Problem mit dem SAA selbst gibt. Aus Gründen, die hier nicht näher erläutert werden sollen, sieht Mantz einen Konflikt zwischen den Bestimmungen des deutschen Urheberrechts und den Freiheiten, die der Autorin durch das SAA zukommen sollen – nämlich die Möglichkeit zu haben, das Werk auch online open access zugänglich zu machen:

Wird das SPARC Author’s Addendum direkt oder in einer wörtlichen Übersetzung verwendet, so resultiert dies in einem Dissens, eine Einigung zwischen Verlag und Urheber kommt nicht zustande. Der Vertrag wird demzufolge nicht geschlossen. (a.a.O., S. 102)

Um dem aus dem Weg zu gehen, sollten zwei Vorkehrungen getroffen werden. Zum einen muss das SAA bei Verlagen, bei denen die Vertragssprache nicht Englisch ist, in der jeweils gängigen Sprache vorliegen.

Zum anderen:

Es empfiehlt sich demnach, das SAA vor Absendung so abzuändern, dass eine rechtlich wirksame Einschränkung der zu übertragenden Nutzungsrechte erfolgen kann. Als dem Urheber zu erhaltende Nutzungsarten könnten die digitalen bzw. elektronischen Verbreitungsmethoden gewählt werden. Das SAA sollte für diesen Fall so abgeändert werden, dass die Rechte nicht für „jedes Medium“, sondern für die Verwendung auf „elektronischem Wege“ vorbehalten werden. Allerdings ist in diesem Fall der Einsatz der Creative-Commons-Lizenz nicht mehr möglich, da diese eine Beschränkung auf den elektronischen Vertrieb nicht vorsieht. Die Digital-Peer-Publishing-Lizenz würde dieser Anforderung gerecht. (a.a.O., S. 101)

Für Verträge mit deutschen Verlagen schlägt er daher folgende Formulierung vor:

Der Urheber erteilt dem Verlag für die elektronische Publikation nur ein einfaches Nutzungsrecht. Er behält sich vor, das Werk unter eine Open Access-Lizenz, z. B. die „Digital Peer Publishing License“ zu stellen, die die elektronische Verbreitung gestattet. (a.a.O., S. 103)

Seine Schlussfolgerung:

Mit der Annahme des Vertrages inklusive dieser Klausel durch den Verlag ist ein Vertrag geschlossen, der dem Urheber die Verfügungsgewalt über die elektronische Publikation erhält. (a.a.O., S. 103)“

Cited from:
Spielkamp , Matthias: Zweitveröffentlichungsrecht für Wissenschaftler: Geltende Rechtslage und Handlungsempfehlungen / Matthias Spielkamp. iRights.Lab Policy Paper Series Nr. 1
http://irights-lab.de/assets/Uploads/Documents/Publications/zweitveroeffentlichungsrecht-20150425.pdf
CC-BY-ND

*) http://open-access.net/informationen-zu-open-access/rechtsfragen/verlagsvertraege/ (The link has been updated.)

Right of secondary publication

Since January 1, 2014 the German Copyright Act (Urheberrechtsgesetz, UrhG) allows, under certain conditions, the secondary publication of research results produced with public funds. Section 38 (4) UrhG says (in German):

Der Urheber eines wissenschaftlichen Beitrags, der im Rahmen einer mindestens zur Hälfte mit öffentlichen Mitteln geförderten Forschungstätigkeit entstanden und in einer periodisch mindestens zweimal jährlich erscheinenden Sammlung erschienen ist, hat auch dann, wenn er dem Verleger oder Herausgeber ein ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt hat, das Recht, den Beitrag nach Ablauf von zwölf Monaten seit der Erstveröffentlichung in der akzeptierten Manuskriptversion öffentlich zugänglich zu machen, soweit dies keinem gewerblichen Zweck dient. Die Quelle der Erstveröffentlichung ist anzugeben. Eine zum Nachteil des Urhebers abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

What does this mean in practice?

  • Who?

    Authors whose research is financed by at least 50% public funds.

  • What?

    The act allows the secondary publication of scientific work that was primarily published in a journal appearing at least biannual. Contradicting statements in the publishing agreement are invalid.

  • How?

    It is allowed to publish the accepted version ("postprint"), i.e. the final draft after peer review, but not the publisher's version. The manuscript version differs from the original version only by waiving the publisher's layout and the publisher's logo. The content (text and illustrations) is the same. The original source must be cited. The secondary publication mustn't be under a cc-license.

  • Where?

    The act allows secondary publication on a non-commercial repository (it should be run in Germany) or on a private website. A secondary printed publication is not permitted, as the act only allows to make the work available to the public (electronic publication), but not the reproduction (print). It is allowed to make printouts for private or personal scientific use.

  • When?

    There is an embargo period of 12 months for the secondary publication. The submission of a work in a repository with an embargo - so that the metadata are visible, the fultext not before this embargo - is easily possible in the publication server of the University of Regensburg and can be done immediately. This is recommended.

More information:

You should only use the right to secondary publication after section 38 (4) of the German Copyright Act if there are no better conditions (e.g., using the publisher's version, or shorter/no embargo periods) by other means, for example §38 Absatz 1-3 UrhG, in your individual publishing agreement, or in the publishers' standard terms (see SHERPA/RoMEO list).


  1. Homepage UR

University Library

Publication Server

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Publishing: oa@ur.de

Dissertations: dissertationen@ur.de

Research data: daten@ur.de

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